おはようございます。
一般社団法人 生産、物流現場カイゼン研究会 中国支店の鳥枝将光です。
（
https://a.k3r.jp/a_sol/37137I0127H9）
本日で深セン生活9日目に入りました。
今回は深センにて2件のカイゼン指導が入っているため、
少し長めに滞在しております。
先週はヘルニアが悪化して急遽病院に行くことになり
一部の方にご迷惑をおかけしてしまいました。。
(申し訳ありません！)
おかけさまで、痛みはあるものの,
歩けるので全然良い方です。
さて、今週のカイゼンブログは
あなたの仕事時間を減らすための方法についてです。
具体的には要領書を作るべきタイミングについてのお話です。
小さなことなのですが、これを意識すると本来あまり時間を割く
必要のないことから解放されます。
あなたは仕事をしていてこんな風に感じたことはありませんか？
・新人さんが入社する度にする説明やミニ研修。
今まで何回同じ説明を繰り返しただろう？
・ある特定の時期だったり、新人さんが犯しやすいちょっとしたミスへの指摘や指導。
・「またこのトラブルか…半年くらい前にも同じことなかったっけ？」
生産、物流現場のみに関わらず、仕事をする上でこの手のことは
結構"あるある"ですよね。
さらにもっと"あるある"なのは…
「とは言え、年に数回しかしないから文書化まではしてないんですよね…」
という、ケース。
もしかしたら、あなたも心当たりがあるかもしれません。
現場での作業であれば作業要領書だったり、
作業指示書といった内容でマニュアル化され、
誰でも
同じ品質、
同じ作業が
短時間 (短期間)で
できるためのものとして整備されていますよね。
一方で
新人研修の内容や
新人のほとんどが仕事を初めた頃にやりがちなミス
昔使ってたのにいつからか使われなくなっている
チェックリストや報告書などの帳票の使い方
などなど、年に数回しか繰り返されないような内容って
意外とマニュアル化されず、管理監督者の誰かの説明能力に
左右されたり、暗黙知のままで終わってしまうケースが多いです。
なぜ、こうなるかは簡単ですよね。
理由は…
たまにしか説明しないから。
いい加減、何かの書類にまとめておくか…
と考えても優先度や期限もぼんやりしているので
急ぎの仕事に埋もれていき、結局は着手されません。
なので、マニュアル化するための基準を
持ってしまえば話は早いのです。
半年間に２回以上、同じ説明をした
記憶があることはマニュアル化しましょう。
マニュアル化と言うと…
PPT、Excel、Word、メール、テキストメモ
どれがいいですか？
と、聞かれますがとりあえずはWordに落として
おけば問題ありません。
文字や文章として、デジタル化していれば後で
ファイル形式が変わってもコピペでなんとかなります。
ただし、Windowsの方はテキストメモは
やめておいた方が無難です。
勝手に文字化けしたり、相手に送っても相手側
で文字化けしたりと厄介だからです。
また、今の時代であれば写真や動画として
データにするのも手軽で、簡単です。
ただし、ファイルを整理して、必要な時にいつでも
使えるようにしておかないと意味ないですね。
（写真に撮ってもあれ〜〜？どこだっけ？と探さずに済むよう）
繰り返す頻繁の高いものから少しずつ
マニュアルにしていくことで…
1.あなたの時間が増える（繰り返し説明する必要がなくなり、マニュアルをまず読んでもらう）
2.説明内容の質が保たれる
3.あなた以外の人間が説明できる
仕事についての説明はもちろん必要ですが、
毎回毎回、同じ説明繰り返すことは不要に
なればなるほど、ラクになります。
また、マニュアル化することで説明内容に抜け漏れ
がなくなり、均質化されます。
そして、すでにマニュアルになっているのであなた以外の人
にも仕事を任せやすくなる。
というわけです。
やろうとは思っていても、中々手が回っていない
仕事の代表例とも言える、
小さなことのマニュアル化ですが…
あなた自身がラクに仕事を進めるためには必須の作業です。
そういえばこの説明、何回目だろう？
同じ内容を繰り返し伝えているな…
と感じ始めたら、それはもうマニュアル化すべき
サインの現れです。
メモ程度からで良いので少しずつ初めてみてくださいね。
作成したファイルを保管する場所の整備も忘れずに…
探す手間を省けるように置き場所も先に決めておきましょう。
あなたの現場がもっと良くなることを応援しています。
一般社団法人 生産、物流現場カイゼン研究会 中国支店
現場カイゼン診断士 鳥枝 将光
PS．
ちなみに…既に決まりきった内容を事前に学習してもらい、
教師とは講義よりも宿題や質疑応答などの時間に割り振る。
今回のような方法は反転教育（反転授業）として特に北米圏では
取り入れられるケースの多い教え方です。
2013年より日本でも一部取り入れられ始めているので
新しい教え方としてインプットしておいても損はありません。
（下記に詳細があるので紹介しますね）
https://a.k3r.jp/a_sol/37137I0127C98
反転教育を進める前段としてもマニュアル化は必須になります。
PPS．
教材アップデートのお知らせ！
3月27日から2018年最初のカイゼン塾【実務者編】第17期がスタートします。
まさか、17期も続く人気講座になるとは私自身、びっくりです。
部分的にではありますが、カイゼン塾でもこの反転教育に近い教授法を取り入れ
ています。
その上、バージョン3.0にアップデートされ講義内容がさらに増え、細かく伝わる
ようにカイゼンされています。
詳細は以下をご覧ください。
カイゼン塾総合案内（日文）
https://a.k3r.jp/a_sol/37137I0127C94
カイゼン塾総合案内（中文）
https://a.k3r.jp/a_sol/37137I0127C95
＝＝＝＝ この定期カイゼン通信の目的 ＝＝＝＝＝＝＝＝
この定期カイゼン通信は、生産現場、物流現場で孤軍奮闘されている方へ、また、日本で中国のオペレーションを管理している方へ少しでもお役に立てればと思い、発行させていただいております。我々は、生産現場、物流現場向けの業務カイゼンのためのシステムを製造販売しておりますが、システム導入に限らず皆様のご苦労、問題を解決する事を第一の仕事としております。
コストカイゼンを含めた様々なカイゼン事例がたくさん蓄積されています。その事例を皆さんでシェアすることが、最短距離での解決方法ではないかと思い、ニュースレターを発行しています。お問合わせや、お聞きになりたいことがありましたら、このメールに直接返信して頂いて結構です。
当研究会では、しつこい売り込みは一切ないので、安心してお問い合わせ下さ
い。
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当研究会の理念は「感謝」です。
当研究会の仕事は、「現場で起こった問題をトヨタ生産方式（TPS）
やITを活用して解決し感謝される事」です。現場で困ったら、まずはご一報を！！
相談無料です。
https://a.k3r.jp/a_sol/1861F1131C
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